素质班十周年庆典筹备委员会第七次会议

时间：2014年11月6日

地点：湖北经济学院教二—204

参会人员：李  胜   张中华   陈  雯   汪清月   李金蓉  文  婧    聂一鸣   

            黄  程   李丽丽   刘冠群   秦红露   施克文  刘  倩    赵敏靖

            郭晓琳   佘家煜  杜雪静   崔  阳    郭文滔  陈  荣    陈筱敏

主持人：李胜

记录人员：陈雯 秦红露

会议概要：就十周年庆中后勤组所有工作进行分工以及细节上的具体注意事项以及李胜学长对十周年筹备工作提出问题的指导。

详细内容：

一、分组分工:

第一组：李金蓉、陈雯、文婧、佘家煜、刘冠群、郭晓琳

任务：

1、负责校内兄弟社团的邀请工作

2、晚宴:负责流程，包括主持人的安排、座位安排（每桌每届掺合）、现场设备的准备，以及所要配合的晚宴中的拍卖活动

第二组：汪晴月、聂一鸣、赵敏婧、杜雪静、崔阳

任务：

1、酒店安排，以标准间为主，名单确定就着手准备，注意酒店选择（卫生、价格），协商房卡问题

2、趣味运动会，配合安排矿泉水、必备擦伤类药品准备（创可贴、红花油等）；

第三组：汪敏敏、刘华明、陈筱敏、施克文、陈荣、佘明珠

任务：高峰论坛，地点可能在3报或4报，主要负责会场布置，茶水准备安排，与论坛组主要负责人刘维学姐对接，由于论坛涉及到专家学者，所以一定要注意细节；

第四组：张佳、刘振、秦红露、刘倩、黄程、童玲

任务：负责除22号晚宴以外的的所有餐饮（自助餐），餐票配发等细节工作都要注意

具体细节另外做出策划安排

第五组：李馨平、徐展、李丽丽、王强强、邓滢

任务：负责配合邓春华学长完成22号上午的庆典仪式的会场布置（如前台摆放花，座位上安排），注意与往届庆典组负责人赵俊涛学长沟通，张中华监督；

22号下午的自由交流：配合往届七名学长学姐组织组织整个交流活动。往届参与人员有：陈峰、李培、郭彦、李力、吴燕、庹文豪、郑琪

以上分组分工在李胜确定好具体名单上就要开始行动

 

二、后勤组主要职责：

接待：接待第一届到第四届素质班与会成员及其家属亲友，兄弟社团成员，贵州资教地的老师和学生等

餐饮：负责两天的餐饮工作，包括自助餐和晚宴

现场后勤工作：庆典仪式、论坛交流、晚宴等环节的现场秩序的维持与现场物资的准备和摆放

住宿：联系酒店、分配房间、安排住宿

 

三、后勤组需要注意的细节问题

酒店住宿问题：灵活处理，注意特殊要求，思考周全，服务到位

如何与到场嘉宾对接：在名单确认并分组好后，每人会分到八个人员的接待任务。接待过程中的他们的动态以及需求我们应该尽可能地考虑并满足

沟通与配合：各个工作小组之间需要沟通交流配合

账目问题：庆典设计活动帐要做清楚，开发票、写收据

 

同时本次会议达成以下几条意见：

1、每组的第一个人为该组组长，负责组的任务和消息通知以及任务分工、监督，其他第五届成员协助；

2、更新的消息和通知、文件会在讨论组及时公布，所以每个人务必及时查看讨论组消息，有任何问题及时提出来；

3、建议每个组另外建立讨论组做组内联系备用，另外组内的人员联系方式互相

十周年后勤主要负责人：

李胜18672775036  张中华13627251869  陈双双15527710790

（产生问题首要和每组负责人沟通解决，不能解决时联系以上负责人，同时有好的建议也可以直接提出，注意在后勤负责中一些事情做到灵活处理，比较重要的决定和负责人协商解决）